- 电脑高效办公
- 李敏 张彦丽 靳瑞霞等编著
- 2054字
- 2025-02-17 19:18:29
1.3 制作员工手册
员工手册是公司制度最常见的体现形式。下面将制作一份员工手册,包括员工手册的封面、考勤制度、福利制度、薪酬制度等信息,并对文档添加目录,以方便对该文档的浏览。
1.3.1 制作封面
为员工手册制作一个带有公司图标的封面,既能提升员工手册的专业性,还能美化员工手册。
1.插入内置封面
Word 2016内置了多种封面模板,如果需要为员工手册制作封面,可以使用内置封面功能轻松地制作出专业、美观的封面。
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新建一个名为“员工手册”的Word文档,转到“插入”选项卡,单击“页面”组中的“封面”下拉按钮,在弹出的下拉列表中选择一种封面样式即可插入内置封面。
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2.输入封面内容
内置封面中包括了多项内容控件,分别在内容控件中输入员工手册的封面内容,即可轻松地完成封面制作。
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Step 01 在“文档标题”控件中输入公司名称,然后在“标题”控件中输入“员工手册”,输入完成后在“开始”选项卡的“字体”组中设置字体样式、字号和颜色。
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Step 02 在“文档副标题”控件中输入“员工手册”文本,输入完成后在“开始”选项卡的“字体”组中设置字体格式,设置完成后单击“段落”组中的“右对齐”按钮。
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Step 03 在页面下方需要删除的控件上单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单中选择“删除内容控件”命令。
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Step 04 在公司名称控件中输入公司名称,输入完成后在“开始”选项卡的“字体”组中设置字体格式,设置完成后单击“段落”组中的“右对齐”按钮。
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Step 05 选中内侧方框,在“绘图工具/格式”选项卡的“形状样式”组中设置方框样式,如“彩色轮廓,橙色,强调颜色2”。
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3.插入公司标识
在制作员工手册时,通常需要在封面中插入公司标识图片,而插入标识图片后,还可以对图片进行简单的处理。
Step 01 单击“插入”选项卡的“插图”组中的“图片”按钮。
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Step 02 打开“插入图片”对话框,在素材文件中选择“公司图标”文件,然后单击“插入”按钮。
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Step 03 选中图片,单击“图片工具/格式”选项卡的“排列”组中的“环绕文字”下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选择“四周型”命令。
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Step 04 保持图片的选中状态,将光标移动到四周的控制点,当光标变为时按下鼠标拖动,以调整图片大小。
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Step 05 选中图片,当光标变为时,按下鼠标左键不放,将图片拖动到合适的位置即可。
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1.3.2 输入内容并设置格式
封面制作完成后,就可以对员工手册的内容进行输入。为了提高编辑效率,需要进行新建章名样式,并为样式设定快捷键等操作。
1.插入分页符
为了避免本页段落的增减会影响后面文档的位置,我们可以在文档中插入分页符,操作方法如下。
将光标插入封面的末尾处,单击“页面布局”选项卡的“页面设置”组中的“分隔符”按钮,在弹出的下拉菜单中选择“下一页”命令即可。
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2.新建字体格式
员工手册中的章名样式比较特殊,而且应用较多,所以需要将其新建为样式,并为其指定快捷键,以方便快速设置相同的格式,操作方法如下。
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Step 01 在下一页中输入“序言”文本,为了美观,在文本中间插入两个空格,并设置字体格式和段落格式为“汉仪大黑简,三号,居中”。设置完成后选中“序言”文本,单击“开始”选项卡的“段落”组中的对话框启动器。
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Step 02 打开“段落设置”对话框,在“间距”组中分别设置“段前”和“段后”为“0.5行”,设置完成后单击“确定”按钮。
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Step 03 保持文本的选中状态,单击“开始”选项卡的“样式”组中的对话框启动器。
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Step 04 打开“样式”窗格,单击“新建样式”按钮。
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Step 05 打开“修改样式”对话框,在“属性”栏的“名称”文本框中输入“员工手册标题”,完成后单击“格式”按钮,在弹出的下拉菜单中选择“快捷键”命令。
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Step 06 打开“自定义键盘”对话框,将光标定位到“请按新快捷键”文本框,在键盘上按下要设定的快捷键,例如“Alt+1”,文本框中将显示按下的快捷键,单击“指定”按钮,然后单击“关闭”按钮返回“修改样式”对话框,单击“确定”按钮退出。
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Step 07 返回文档后,按下“Enter”键换行,然后单击“样式”窗格中的“正文”样式。
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Step 08 继续输入员工手册内容,并对正文使用“首行缩进2字符”格式,输入标题时,按下“Ctrl+1”组合键设置标题格式即可。
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1.3.3 提取文档目录
员工手册内容输入完成后,因为内容较多,为了方便阅读者了解大致结构和快速查看所需要的内容,可以提取目录。
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Step 01 将光标定位到“序言”文本前,单击“引用”选项卡的“目录”组中的“目录”下拉按钮,在弹出的下拉菜单中选择“自定义目录”命令。
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Step 02 打开“目录”对话框,单击“选项”按钮。
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Step 03 打开“目录选项”对话框,删除“目录级别”数值框中的所有数值,在“员工手册标题”右侧的数值框中输入“1”,然后依次单击“确定”按钮。
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Step 04 选中目录文本,设置字号为“三号”即可。
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1.3.4 插入书签
员工手册内容输入完成后,因为内容较多,为了方便阅读者了解大致结构和快速查看所需的内容,可以提取目录。
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Step 01 将光标定位到需要添加书签的位置,如“保密制作”中的第一条文本处,然后单击“插入”选项卡的“链接”组中的“书签”按钮。
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Step 02 弹出“书签”对话框,在“书签名”文本框中输入“保密”,然后单击“添加”按钮即可成功添加书签。
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Step 03 如果要查找书签,可以打开“书签”对话框,选中需要定位的书签名,然后单击“定位”按钮。
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