2.3　制作企业年终工作总结文档

企业年终报告是对过去一年内所有工作的总结，用于指导下一阶段工作的一种书面文体。本小节将对如何制作企业年终报告文档进行详细介绍，包括如何设置标题样式、设计文档封面、提取目录以及插入页眉页脚等。

2.3.1　设置样式

在使用Word进行自动化排版前，须对文档中要用到的样式进行设置，并予以保存，具体操作如下。

步骤1：修改标题样式。打开“企业年终工作总结”文档，在“开始”选项卡下的“样式”选项组，选择“标题”样式并右击，选择“修改”命令，如图2-75所示。

步骤2：设置标题样式。在打开的“修改样式”对话框中，对标题样式进行设置，如图2-76所示。

步骤3：设置标题1样式。在“样式”选项组中选择“标题1”样式并右击，选择“修改”命令，在打开的对话框中，对标题1样式进行设置，如图2-77所示。

步骤4：设置标题2样式。同样的方法打开标题2的“修改样式”对话框，对该标题样式进行修改，如图2-78所示。

2.3.2　应用样式

设置好需要的样式后，就可以将其应用到文档中，具体操作如下。

步骤1：设置一级标题样式。选中文档中一级标题文本，“开始”选项卡下单击“样式”选项组中的“其他”下三角按钮，选择“标题”样式，如图2-79所示。

步骤2：设置二级标题样式。选中文档中二级标题文本，单击“样式”选项组中的“其他”下三角按钮，选择“标题1”样式，如图2-80所示。

步骤3：设置三级标题样式。选中文档中三级标题文本，单击“样式”选项组中的“其他”下三角按钮，选择“标题2”样式，如图2-81所示。

步骤4：查看文档结构。设置好标题样式后，切换至“视图”选项卡，勾选“显示”选项组中的“导航窗格”复选框，将在文档编辑区左侧出现导航窗格，从而清楚地看到文档的标题结构，如图2-82所示。

2.3.3　设计文档封面

在Word中可以很轻松地为文档添加封面，封面中提供了文档的简介或需要呈现给读者的重要信息。为文档添加漂亮的封面，可以给人留下良好的第一印象。下面介绍为企业年终工作总结文档添加封面的操作方法。

（1）添加内置封面

步骤1：打开封面选项列表。打开文档后，切换至“插入”选项卡，单击“页面”选项组中的“封面”下三角按钮，如图2-83所示。

步骤2：选择封面样式。在打开的封面选项列表中选择所需的封面样式，如图2-84所示。

步骤3：查看文档中添加的封面效果。此时，文档中插入一个“平面”型的文档封面，根据实际需要进行相应的输入即可，如图2-85所示。

（2）自定义文档封面

如果觉得内置的封面样式不能满足需要，还可以自定义封面，设置符合要求的个性化封面，具体操作步骤如下。

步骤1：打开“插入图片”对话框。使用Delete键删除原来内置封面中的文本框和图形，切换至“插入”选项卡，单击“插图”选项组中的“图片”按钮，如图2-86所示。

步骤2：选择背景图片。在打开的“插入图片”对话框中选择要插入文档中的图片，单击“插入”按钮，如图2-87所示。

步骤3：打开“布局”对话框。选中插入文档中的图片并右击，选择“大小和位置”命令，如图2-88所示。

步骤4：设置图片的位置。在打开的“布局”对话框中，切换至“位置”选项卡，在“水平”选项区域中设置图片在水平页面中的绝对位置；在“垂直”选项区域中设置图片在垂直页面中的绝对位置，如图2-89所示。

步骤5：设置图片的环绕方式。切换至“文字环绕”选项卡，在“环绕方式”选项区域中选择“衬于文字下方”环绕方式，如图2-90所示。

步骤6：设置图片的大小。切换至“大小”选项卡，分别设置图片的“高度”和“宽度”值，如图2-91所示。

步骤7：在封面中插入企业Logo。同样的方法，在文档中插入企业Logo图片，并设置Logo图片的环绕方式为“浮于文字上方”，并将Logo图片移动到合适的位置，如图2-92所示。

步骤8：插入文本框。在“插入”选项卡下的“文本”选项组中，单击“文本框”下三角按钮，选择需要的文本框样式，如图2-93所示。

步骤9：输入封面文字。在插入的文本框中根据需要输入企业年终工作总结封面文字，如图2-94所示。

步骤10：设置文本框格式。选中插入的文本框，切换至“开始”选项卡，在“字体”选项组中对文本字体格式进行设置。然后切换至“绘图工具-格式”选项卡下，单击“形状样式”，选项组中的“形状轮廓”下三角按钮，选择“无轮廓”选项，如图2-95所示。

步骤11：设置文本框填充颜色。单击“形状填充”下三角按钮，在下拉列表中选择“无填充颜色”选项，设置文本框的填充效果，如图2-96所示。

步骤12：查看文档中添加的封面效果。同样的方法，插入其他文本框。然后选择“文件>打印”选项，在打开的打印面板中预览文档封面的设计效果，如图2-97所示。

2.3.4　插入并编辑目录

企业年终工作总结文档创建完成后，为了便于阅读，可以为文档添加索引目录，使文档的结构更加清晰。

（1）插入目录

步骤1：插入空白页。将光标定位在文档标题文本前面，在“插入”选项卡下，单击“页面”选项组中的“空白页”按钮，如图2-98所示。

步骤2：选择目录样式。在插入的空白页中，切换至“引用”选项卡，单击“目录”下三角按钮，在下拉列表中选择内置的目录样式，如图2-99所示。

步骤3：查看插入的目录效果。这是在文档中插入选择的目录样式，如图2-100所示。

步骤4：打开“目录”对话框。若对插入的目录样式不满意，可以自定义目录样式。单击“目录”下三角按钮，在下拉列表中选择“自定义目录”选项，如图2-101所示。

步骤5：自定义目录样式。在打开的“目录”对话框中，切换至“目录”选项卡，根据需要设置所需的目录样式，如图2-102所示。

（2）目录更新

在编辑或修改文档后，若文档内容或格式发生了变化，则需要更新目录。

步骤1：单击“更新目录”按钮。选中目录后，单击目录左上角的“更新目录”按钮，如图2-103所示。

步骤2：选择更新目录选项。打开“更新目录”对话框，其中包括“只更新页码”和“更新整个目录”两个选项，根据需要的选项，单击“确定”按钮即可对目录进行更新，如图2-104所示。

2.3.5　插入页眉和页脚

为了让文档整体效果更具专业水准，企业年终工作总结文档创建完成后，还可以为文档添加页眉页脚等元素。

（1）插入页眉

步骤1：设置页眉对齐方式。打开企业年终工作总结文档，在文档第二页页眉处双击，进入页眉编辑模式，单击“开始”选项卡下的“左对齐”按钮，如图2-105所示。

步骤2：打开“插入图片”对话框。在“页眉和页脚工具-设计”选项卡，单击“插入”选项组中的“图片”按钮，如图2-106所示。

步骤3：选择图片。在打开的对话框中，选择要插入的图片，单击“插入”按钮，如图2-107所示。

步骤4：设置图片的环绕方式。选中插入页眉中的图片，单击图片右上角的“布局选项”按钮，选择“衬于文字下方”选项，如图2-108所示。

步骤5：查看效果。这时可以看到，企业Logo图片已经作为页眉插入到页面的左上角，单击“关闭页眉和页脚”按钮，退出页眉编辑模式，如图2-109所示。

（2）编辑页眉

通常情况下，在Word中添加页眉时，都会有一条横线存在。这条横线对于很多人来说都是一个碍眼的存在，那怎么将之删除呢？具体操作步骤如下。

步骤1：打开“样式窗格选项”对话框。单击“开始”选项卡下“样式”选项组的导航窗格启动器按钮，在打开的“样式”导航窗格中单击“选项”超链接，如图2-111所示。

步骤2：选择显示所有样式。在打开的对话框中，单击“选择要显示的样式”下三角按钮，在下拉列表中选择“所有样式”选项，如图2-112所示。

步骤3：打开“修改样式”对话框。单击“确定”按钮，返回文档中，单击“样式”导航窗格的下拉滚动条，选择“页眉”选项，单击其后面的下三角按钮，选择“修改”选项，如图2-113所示。

步骤4：打开“边框和底纹”对话框。在打开的“修改样式”对话框中，单击“格式”下三角按钮，选择“边框”选项，如图2-114所示。

步骤5：设置边框效果。在打开的“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡下，选择“无”选项，如图2-115所示。

步骤6：查看设置后效果。单击“确定”按钮，返回工作表中。然后选择“文件>打印”选项，在打开的“打印”选项面板中查看效果，可以看到原来页眉中的黑线消失了，如图2-116所示。